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En el nuevo capítulo del debate gobierno-campo, escuché ayer a varios participantes hablar de "fue una buena reunión" o "fue una mala reunión". En el trabajo en empresas grandes y pequeñas, las reuniones son parte de la agenda diaria. ¿Qúe define una buena reunión? Van algunos tips (surgidos de buenas y malas experiencias!):
- Una buena reunión tiene un objetivo claro. Cuantas veces, después de que todos llegaron --la puntualidad de los participantes merecería un tip aparte-- la pregunta que surge y que por ahí nadie se atreve a formular es "¿para qué estamos acá?"
- En una buena reunión no sólo se plantean los problemas. Se buscan caminos de solución, y si es posible se implementan
- Se toma nota de lo que se decide, para que las intenciones se transformen en acciones
- Se asignan responsables para ejecutar las tareas, para hacer el seguimiento posterior y para llamar a nuevas reuniones si llegan a ser necesarias
- Se ordenan las exposiciones o se nombra a un moderador para que maneje las impaciencias o incapacidad de síntesis de los participantes. Si todos hablan a la vez, difícilmente se alcance un resultado
- Las buenas reuniones suelen ser breves. Si cada uno trae "la tarea hecha" (la información preparada y los temas analizados), las reuniones son mucho más eficientes
- Las reuniones pueden ser buenas o malas, pero hay que evitar la "reunionitis". Sin dudas que es bueno charlar cara a cara de vez en cuando, pero a veces es más eficiente invertir el tiempo en resolver y trabajar. El teléfono, el mail y la concentración pueden suplir gran parte de las necesidades de reuniones. Para ver si vale la pena, es bueno calcular el valor horario de cada persona involucrada y sumarla por el tiempo de la reunión...
¿Otras ideas de qué hace una reunión exitosa?
