viernes, mayo 23, 2008

¿Qué es "una buena reunión"?

por landi
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En el nuevo capítulo del debate gobierno-campo, escuché ayer a varios participantes hablar de "fue una buena reunión" o "fue una mala reunión". En el trabajo en empresas grandes y pequeñas, las reuniones son parte de la agenda diaria. ¿Qúe define una buena reunión? Van algunos tips (surgidos de buenas y malas experiencias!):
  • Una buena reunión tiene un objetivo claro. Cuantas veces, después de que todos llegaron --la puntualidad de los participantes merecería un tip aparte-- la pregunta que surge y que por ahí nadie se atreve a formular es "¿para qué estamos acá?"

  • En una buena reunión no sólo se plantean los problemas. Se buscan caminos de solución, y si es posible se implementan

  • Se toma nota de lo que se decide, para que las intenciones se transformen en acciones

  • Se asignan responsables para ejecutar las tareas, para hacer el seguimiento posterior y para llamar a nuevas reuniones si llegan a ser necesarias

  • Se ordenan las exposiciones o se nombra a un moderador para que maneje las impaciencias o incapacidad de síntesis de los participantes. Si todos hablan a la vez, difícilmente se alcance un resultado

  • Las buenas reuniones suelen ser breves. Si cada uno trae "la tarea hecha" (la información preparada y los temas analizados), las reuniones son mucho más eficientes

  • Las reuniones pueden ser buenas o malas, pero hay que evitar la "reunionitis". Sin dudas que es bueno charlar cara a cara de vez en cuando, pero a veces es más eficiente invertir el tiempo en resolver y trabajar. El teléfono, el mail y la concentración pueden suplir gran parte de las necesidades de reuniones. Para ver si vale la pena, es bueno calcular el valor horario de cada persona involucrada y sumarla por el tiempo de la reunión...

¿Otras ideas de qué hace una reunión exitosa?

2 comentarios:

Francisco Cabrera dijo...

Agrego un par de tips que me parecen importantes:

En la medida de lo posible se debe tener en cuenta el ambiente en el cual se va a desarrollar la reunión, espacio disponible, luminosidad, temperatura ambiente, aislamiento de ruidos, etc.

Verificación previa del material didáctico (si los hubiese) y control de los medios tecnológicos a utilizar (notebooks, cañón de proyección, conexión de Internet en caso de video conferencias, etc.)

Establecer la reunión en horarios dónde se puedan evitar interrupciones generadas por la propia actividad de las áreas implicadas (por ejemplo no establecer una reunión con el personal de logística a primera hora del día que es cuando se realiza el fuerte del trabajo de esa área).

Siempre que se pueda, se recomienda notificar con bastante anticipación la realización de la reunión para que (como bien dice Landi) los participantes traigan “hecha la tarea” y de ésta manera no los tome por sorpresa o con poco tiempo para preparar el material adecuado.

El tiempo disponible es quizás hoy en día el recurso mas valioso, por lo tanto debemos aprovecharlo al máximo 1!!

El Taller de Corina dijo...

Sin lugar a dudas una buena reunión, para mi debe ser breve y con objetivos claros, como menciona Landi, algunas personas contraen "reunionitis" que estan siempre reunidas, ¿para que? no se, pero cualquier excusa es buena para una reunión, con material desarrollado por los participantes con anticipación, y todos los items que desarrollo Francisco son de un valor agregado interesante. Teniendo en cuenta que el tiempo es el recurso con el que contamos que mas valor tiene, lamentablemente no muchos se dieron cuenta, que hasta el momento el único recurso que no podemos recuperar una vez perdido es el tiempo !!!... todo lo demas se arregla con mastercard =)

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